Hyvä tehtävä kertoo, mitä pitää saada valmiiksi
Pelkkä merkintä ”piha” ei kerro, odotetaanko tarjousta, päätöstä vai työn valmistumista. Kirjoita tehtävä niin, että toinen hallituksen jäsen ymmärtää sen ilman erillistä puhelua.
Esimerkiksi ”Pyydä tarjoukset pihan valaistuksesta” on rajattu tehtävä. Sen valmistuminen ei vielä tarkoita, että hankinnasta on päätetty. Päätös ja työn tilaaminen ovat seuraavia vaiheita.
| Tieto | Esimerkki |
|---|---|
| Tehtävä | Pyydä kaksi tarjousta pihan valaistuksesta |
| Vastuu | Hallitus sopii valmistelijan |
| Määräpäivä | Ennen seuraavan kokouksen aineistojen kokoamista |
| Valmis, kun | Tarjoukset on vastaanotettu ja tallennettu arkistoon |
| Seuraava vaihe | Hallitus käsittelee tarjoukset ja päättää etenemisestä |
Seuratkaa keskeneräisiä asioita yhdessä
Käykää kokouksen alussa läpi edellisen kokouksen avoimet tehtävät. Jos työ ei etene, sopikaa uusi seuraava askel. Määräpäivän siirtäminen ilman syyn selvittämistä ei ratkaise puuttuvaa tarjousta tai epäselvää vastuuta.
Promanain vuosikello kokoaa tehtävät ja määräajat yhteiseen näkymään. Vastuurooli kertoo työnjaon lähtökohdan, mutta hallituksen kannattaa sopia myös konkreettinen tekijä. Tehtävän valmistuminen merkitään palveluun.
Muistutus auttaa palaamaan tehtävään
Promanain muistutustoiminto on tarkoitettu lähestyvien määräaikojen seurantaan. Käyttöönotossa varmistetaan, että vastaanottajien roolit ja yhteystiedot ovat kunnossa.
Muistutus ei tee tehtävää valmiiksi tai siirrä hallituksen vastuuta palvelulle. Jos asian hoitaminen vaatii kirjanpitäjää, huoltoyhtiötä tai muuta asiantuntijaa, sopikaa yhteistyö erikseen.
Kun tekijä vaihtuu
Käykää avoimet tehtävät läpi ennen käyttöoikeuksien vaihtamista. Uuden tekijän pitää tietää, mitä on sovittu, keneen on oltu yhteydessä ja missä asiaan liittyvä aineisto on.
- Vahvistakaa uusi vastuuhenkilö.
- Tarkistakaa määräpäivä ja työn todellinen vaihe.
- Varmistakaa, että sopimukset ja tarjoukset löytyvät yhteisestä arkistosta.
Usein kysyttyä
Onko vuosikello sama asia kuin tehtävälista?
Vuosikello näyttää tehtävien ajoituksen vuoden aikana. Tehtävienhallinta tarkentaa, kuka tekee työn, missä vaiheessa se on ja milloin se valmistuu. Promanaissa nämä liittyvät samaan työskentelyyn.
Tekeekö tekoäly tehtävät hallituksen puolesta?
Ei. Palvelu auttaa järjestämään tietoa ja seuraamaan tehtäviä. Ihmiset valmistelevat asiat, tekevät päätökset ja toteuttavat sovitut työt.
TUTUSTU PROMANAIHIN
Katsotaan, miten tehtävänne saadaan näkyviin
Esittelyssä käymme läpi taloyhtiönne tarpeet. Pilotin sisältö, käyttöönotto ja hinnoittelu sovitaan yhdessä.
Pyydä esittely sähköpostilla