Mitä hallituksen kannattaa pitää yhdessä paikassa?
Hallituksen vaihtuessa uuden jäsenen pitäisi löytää voimassa olevat sopimukset, viimeisimmät päätökset ja keskeneräiset tehtävät. Jos tieto jää edellisen puheenjohtajan sähköpostiin, perehdytys alkaa helposti alusta.
Promanain dokumenttiarkistoon voi tallentaa taloyhtiön asiakirjoja. Vuosikellossa näkyvät tehtävät ja määräajat, ja käyttäjien roolit ohjaavat pääsyä tietoihin. Hallitus päättää edelleen asioista ja sopii työnjaosta.
- Pidä hyväksytty pöytäkirja erillään sen luonnoksesta.
- Kirjaa jokaiselle tehtävälle tekijä ja seuraava määräaika.
- Tallenna sopimus taloyhtiön arkistoon myös silloin, kun se saapuu yhden jäsenen sähköpostiin.
- Käy keskeneräiset asiat läpi aina hallituksen vaihtuessa.
Kolme tavallista tilannetta
Yhteinen työtila auttaa silloin, kun asiakirjan etsimiseen tai vastuun selvittämiseen kuluu enemmän aikaa kuin itse tehtävään.
| Tilanne | Toimintatapa |
|---|---|
| Huoltosopimusta etsitään ennen kokousta | Säilytä sopimus arkistossa ja varmista, että hallitus löytää sen. |
| Määräaika lähestyy | Tarkista vuosikellosta tehtävä ja vastuurooli. Sopikaa, kuka hoitaa asian. |
| Puheenjohtaja vaihtuu | Käykää arkisto ja avoimet tehtävät yhdessä läpi. Päivittäkää käyttöoikeudet. |
Työkalu tukee hallituksen työtä
Promanai ei toimi isännöitsijänä, tee hallituksen päätöksiä tai hoida kirjanpitoa. Dokumenttien tekoälyluokittelu auttaa järjestämään sähköpostiliitteitä. Se ei tarkoita, että palvelu tulkitsisi yhtiöjärjestystä tai vastaisi osakkaiden kysymyksiin.
Sopikaa pilotin alussa, mitä aineistoa palveluun tuodaan ja ketkä käyttävät sitä. Käyttöönotto ja hinnoittelu sovitaan taloyhtiökohtaisesti. Esittelyssä voidaan käydä läpi juuri teidän työnjakonne.
Usein kysyttyä
Voiko palvelua käyttää isännöitsijän rinnalla?
Kyllä. Hallitus ja isännöitsijä voivat käyttää yhteistä dokumenttiarkistoa ja tehtäviä. Käyttöoikeudet ja vastuut sovitaan taloyhtiön toimintatavan mukaan.
Sopiiko Promanai ilman isännöitsijää toimivalle taloyhtiölle?
Palvelu tukee itse hallintoaan hoitavan taloyhtiön arkea. Taloyhtiön on silti varmistettava, että sen hallintomalli sopii yhtiöjärjestykseen ja että lakisääteiset tehtävät hoidetaan.
TUTUSTU PROMANAIHIN
Katsotaan hallituksenne työnkulku yhdessä
Esittelyssä käymme läpi taloyhtiönne tarpeet. Pilotin sisältö, käyttöönotto ja hinnoittelu sovitaan yhdessä.
Pyydä esittely sähköpostilla