Kaksi tapaa tuoda dokumentit arkistoon
Voit välittää asiakirjat sähköpostitse tekoälyn lajiteltaviksi tai ladata ne itse valitsemaasi kansioon. Valitse tilanteeseen sopiva tapa.
| Tapa | Mitä tapahtuu? | Mitä käyttäjän pitää tehdä? |
|---|---|---|
| Sähköpostiliite | Liitteen tekstistä tunnistetaan dokumentin tyyppi ja ehdotetaan kansiota sekä metatietoja. | Välitä liite yhtiön vastaanotto-osoitteeseen ja tarkista epävarmat luokittelut. |
| Suora tiedostolataus | Tiedosto tallennetaan käyttäjän valitsemaan kansioon. | Valitse sopiva kansio ja varmista, että tiedosto on oikea versio. |
Tekoäly auttaa jo dokumenttien lajittelussa
Luokittelu tunnistaa esimerkiksi urakkatarjouksia, huoltosopimuksia, laskuja ja kokousasiakirjoja. Se voi poimia dokumentista toimittajan, päivämäärän tai hinnan. Epävarmat tapaukset ohjataan tarkistettaviksi.
Automaattinen tekstinpoiminta tukee tällä hetkellä tekstisisältöisiä PDF-tiedostoja ja Word-tiedostoja (DOCX). Kuvien, skannattujen asiakirjojen ja Excel-taulukoiden sisällön tunnistus ei vielä ole käytössä. Tarkista, että olennainen tieto on tallentunut oikein.
Lisää AI-apua taloyhtiön arkeen
Suunnittelemme Promanaihin monia uusia AI-toimintoja hallituksen arjen tueksi. Dokumenttien lajittelun rinnalle haluamme tuoda apua myös niiden sisältämän tiedon löytämiseen ja hyödyntämiseen.
Suunnitteilla on esimerkiksi omiin asiakirjoihin perustuva kyselytoiminto: voisit kysyä yhtiöjärjestyksen, sopimusten tai päätösten sisällöstä ja tarkistaa vastauksen alkuperäisestä lähteestä. Lisäksi suunnittelemme erikseen tarkistettua tietopohjaa taloyhtiön lakikysymysten tueksi.
Nämä toiminnot ovat vielä suunnitteluvaiheessa. Nykyisessä pilotissa tekoäly auttaa dokumenttien luokittelussa ja tietojen poiminnassa. Kerro esittelyssä, millaisesta AI-avusta olisi teidän hallituksellenne eniten hyötyä.
Aloita aineistosta, jota hallitus tarvitsee
Arkiston arvo näkyy siinä, löytyykö tarvittava asiakirja seuraavassa kokouksessa. Aloittakaa rajatusta aineistosta ja sopikaa nimeämisestä. Pitäkää hyväksytyt asiakirjat erotettavissa luonnoksista.
- Hallinto: yhtiöjärjestys, kokouskutsut ja pöytäkirjat.
- Talous: talousarviot, tilinpäätösaineisto ja laskut.
- Tekniset asiat: huoltosopimukset, tarjoukset ja kunnossapidon selvitykset.
- Asuminen ja osakkaat: tallentakaa vain tarpeellinen tieto oikeille käyttäjille.
Kaikki asiakirjat eivät kuulu kaikille
Promanaissa käyttäjän rooli ohjaa kansioiden käyttöoikeuksia. Käykää jäsenet ja heidän roolinsa läpi hallituksen vaihtuessa. Yhteinen arkisto ei tarkoita, että jokaisella käyttäjällä olisi pääsy kaikkeen tietoon.
Palvelun tietosuojaseloste ja tietojenkäsittelyehdot kuvaavat henkilötietojen käsittelyä. Pilotin alussa sovitaan, mitä aineistoa tuodaan palveluun ja miten käyttöönotto tehdään.
Usein kysyttyä
Miten tekoäly auttaa tarjousten käsittelyssä?
Tekoäly lajittelee sähköpostitse saapuvia tarjouksia ja poimii niistä tietoja, kuten toimittajan ja hinnan. Näin aineisto on helpompi koota hallituksen käsittelyyn. Ehtojen vertailun ja hankintapäätöksen tekee hallitus.
Voiko Promanailta jatkossa kysyä taloyhtiön asiakirjoista?
Asiakirjoihin perustuvat kysymykset ja vastaukset ovat yksi suunnitteilla olevista AI-toiminnoista. Tavoitteena on auttaa hallitusta löytämään tarvitsemansa tieto ja näyttää, mihin asiakirjaan vastaus perustuu. Nykyisessä palvelussa voit jo koota yhtiöjärjestyksen ja muut asiakirjat yhteiseen arkistoon.
Tietosuojaseloste · Tietojenkäsittelyehdot
TUTUSTU PROMANAIHIN
Tutustu dokumenttiarkistoon esittelyssä
Esittelyssä käymme läpi taloyhtiönne tarpeet. Pilotin sisältö, käyttöönotto ja hinnoittelu sovitaan yhdessä.
Pyydä esittely sähköpostilla