Hallituksen tehtävä on järjestää ja seurata
Asunto-osakeyhtiölain 7 luvun 2 § määrittelee hallituksen yleiset tehtävät. Hallituksen ei tarvitse tehdä kaikkea itse. Sen on kuitenkin huolehdittava siitä, että tarpeelliset työt on järjestetty ja että yhtiön toimintaa seurataan.
Hallituksen jäsenen on toimittava huolellisesti yhtiön eduksi (1 luku 11 §). Kun oma osaaminen ei riitä asian arviointiin, hanki päätöksen tueksi lisäselvityksiä tai asiantuntija-apua.
Kaikki päätökset eivät kuulu hallitukselle
Epätavalliset tai laajakantoiset toimet sekä osakkaiden asemaan olennaisesti vaikuttavat asiat voivat edellyttää yhtiökokouksen päätöstä. Toimivalta arvioidaan asian, lain ja yhtiöjärjestyksen perusteella. Kiireellisiä tilanteita koskevat poikkeukset eivät ole yleinen lupa ohittaa yhtiökokousta.
Kun valmistelette hankintaa tai korjausta, erotelkaa selvityksen tilaaminen, hankkeesta päättäminen ja sopimuksen allekirjoittaminen. Tarkistakaa joka vaiheessa, kuka saa päättää ja edustaa yhtiötä.
Kirjaa valmistelu, päätös ja toteutus erikseen
Selkeä työnjako vähentää tilanteita, joissa jokainen olettaa jonkun muun hoitavan asian. Alla on käytännön pohja hallituksen omaan työskentelyyn.
| Vaihe | Sovittava asia |
|---|---|
| Valmistelu | Kuka kokoaa vaihtoehdot, kustannukset ja olennaiset ehdot? |
| Päätös | Kuuluuko päätös hallitukselle vai yhtiökokoukselle? |
| Toteutus | Kuka saa tilata työn tai allekirjoittaa sopimuksen? |
| Seuranta | Kuka tarkistaa työn valmistumisen ja poikkeamat? |
| Dokumentointi | Mistä päätös, sopimus ja seurannan tiedot löytyvät? |
Vastuu näkyy myös tiedon siirtämisessä
Uuden hallituksen on vaikea seurata yhtiön asioita, jos se ei saa sopimuksia tai tietoa keskeneräisistä töistä. Varatkaa vaihdoksessa aikaa aineiston ja käyttöoikeuksien läpikäyntiin.
- Kootkaa voimassa olevat sopimukset ja viimeisimmät päätökset.
- Kirjatkaa avoimet asiat ja niiden seuraavat määräajat.
- Varmistakaa yhteydet kirjanpitäjään, huoltoon ja muihin palveluntuottajiin.
- Päivittäkää käyttöoikeudet ja tarvittavat ilmoitukset.
Mitä työkalulta voi odottaa?
Promanai kokoaa dokumentit ja tehtävät yhteen. Se helpottaa yhteisen tilanteen seuraamista, mutta ei arvioi hallituksen päätösten lainmukaisuutta. Vahingonkorvausvastuu on tapauskohtainen oikeudellinen kysymys, jota ohjelmisto ei ratkaise.
Usein kysyttyä
Vastaako puheenjohtaja yksin kaikesta?
Hallituksen tehtävät kuuluvat hallitukselle. Puheenjohtajan rooli ei tarkoita, että muiden jäsenten osallistuminen tai huolellisuusvelvollisuus poistuu. Sopikaa käytännön työnjako selvästi.
Siirtyykö vastuu ohjelmistolle?
Ei. Ohjelmisto auttaa tiedon ja tehtävien hallinnassa. Hallituksen vastuu ja päätöksenteko säilyvät ihmisillä.
Lähteet ja soveltaminen
Opas antaa yleistä tietoa. Tarkista oman yhtiön yhtiöjärjestys, päätökset ja ajantasainen lainsäädäntö ennen ratkaisua. Yhtiökohtaisissa tulkintakysymyksissä käytä asiantuntijaa.
TUTUSTU PROMANAIHIN
Tutustu hallituksen yhteiseen työtilaan
Esittelyssä käymme läpi taloyhtiönne tarpeet. Pilotin sisältö, käyttöönotto ja hinnoittelu sovitaan yhdessä.
Pyydä esittely sähköpostilla