Aloita hallinnon ja talouden perusteista
Asunto-osakeyhtiölaki muodostaa hallinnon perustan. Sen lisäksi tehtäviä voi tulla esimerkiksi kirjanpidon, verotuksen, rakennuksen turvallisuuden ja henkilötietojen käsittelyn säännöistä. Tämä opas on lähtölista, ei kaikkia taloyhtiöitä kattava velvoiteluettelo.
| Kokonaisuus | Hallituksen tarkistus |
|---|---|
| Hallinto ja päätökset | Onko hallitus valittu ja toimivalta sekä edustaminen selvitetty? |
| Talous ja tarkastus | Kuka järjestää kirjanpidon, tilinpäätöksen ja yhtiötä koskevat tarkastukset? |
| Yhtiökokous | Milloin tilikausi päättyy ja milloin varsinainen yhtiökokous pidetään? |
| Kunnossapito | Mitä selvityksiä ja päätöksiä tarvitaan rakennuksen kunnon perusteella? |
| Yhtiökohtaiset velvoitteet | Mitä rakennuksen varusteet, sopimukset ja erityistilanteet edellyttävät? |
Yhtiökokouksen valmistelu tarvitsee oman aikataulun
Varsinainen yhtiökokous pidetään kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä (asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 3 §). Kutsu, kokousaineisto ja tarvittavat tarkastukset on valmisteltava tätä ennen.
Laissa määritellään kokouksessa esitettävät asiat ja päätettävät asiat. Näihin kuuluvat muun muassa talousasiat ja hallituksen kunnossapitoa koskevat selvitykset. Tarkista koko asialista laista ja oman yhtiön yhtiöjärjestyksestä.
Erota velvoite, sopimus ja oma työtapa
Kaikkea hyödyllistä ei ole säädetty laissa. Hallituksen kuukausittainen tehtäväkatsaus voi olla hyvä käytäntö. Huoltoyhtiön tarkastuskäynti voi puolestaan perustua sopimukseen. Eron kirjaaminen auttaa ymmärtämään, mitä ajankohtaa voidaan sopia uudelleen ja mitä ei.
- Lähde: mihin lakiin, sopimukseen tai päätökseen tehtävä perustuu?
- Soveltuvuus: koskeeko tehtävä juuri tätä taloyhtiötä?
- Vastuu: kuka valmistelee, kuka päättää ja kuka tekee?
- Määräaika: miten se lasketaan ja milloin valmistelu alkaa?
- Todiste: mikä asiakirja tai merkintä osoittaa, että asia on hoidettu?
Päivitä tehtävälista tilanteen muuttuessa
Uusi korjaushanke, muuttunut sopimus tai hallituksen vaihtuminen voi tuoda uusia selvitettäviä asioita. Nimeä henkilö, joka tarkistaa tehtävälistan, ja kirjaa tarkistuksen ajankohta. Epäselvä velvoite kannattaa varmistaa alan asiantuntijalta.
Promanain vuosikello auttaa kokoamaan tehtäviä ja seuraamaan määräaikoja. Palvelun tehtäväpohja ei yksin vahvista, että kaikki yhtiön velvoitteet on tunnistettu tai täytetty.
Usein kysyttyä
Onko kaikilla taloyhtiöillä samat tehtävät?
Hallinnon perusvelvoitteissa on paljon yhteistä, mutta rakennuksen ominaisuudet, yhtiön tilanne ja muu sovellettava sääntely vaikuttavat kokonaisuuteen.
Takaako vuosikello lain noudattamisen?
Ei. Vuosikello auttaa muistamaan ja seuraamaan tehtäviä. Hallituksen pitää tarkistaa tehtävien soveltuvuus ja huolehtia niiden toteutumisesta.
Lähteet ja soveltaminen
Opas antaa yleistä tietoa. Tarkista oman yhtiön yhtiöjärjestys, päätökset ja ajantasainen lainsäädäntö ennen ratkaisua. Yhtiökohtaisissa tulkintakysymyksissä käytä asiantuntijaa.
TUTUSTU PROMANAIHIN
Tutustu tehtävien seurantaan Promanaissa
Esittelyssä käymme läpi taloyhtiönne tarpeet. Pilotin sisältö, käyttöönotto ja hinnoittelu sovitaan yhdessä.
Pyydä esittely sähköpostilla